Politique de confidentialité

1. Contexte

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Pour simplifier le texte de cette politique l’appellation DOMAINE 4B est utilisée pour désigner DOMAINE QUATRE-BOURGEOIS INC. 

DOMAINE 4B œuvre dans la location d’immeubles résidentiels.

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La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont DOMAINE 4B les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont DOMAINE 4B traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par tout moyen technologique.

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2. Application et définitions

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Cette politique s’applique à DOMAINE 4B, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés et sous-traitants ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de DOMAINE 4B. Elle s’applique également à l’égard de tous les sites Web sous l’autorité de DOMAINE 4B. 

 

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par DOMAINE 4B, que ce soit les renseignements des clients (les particuliers) potentiels ou actuels, ses employés, des travailleurs autonomes, ou toutes autres personnes (comme les visiteurs des sites Internet ou autre).

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Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse civique, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone personnel à la maison, son numéro de téléphone cellulaire, etc.  

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Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements financiers, renseignements bancaires, dossiers de crédit, etc. 

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De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

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3. Collecte, utilisation et communication

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La plupart des services que nous offrons, exigent que nous ne recueillions qu'une quantité limitée de données que ce soit en personne, sur formulaire papier ou formulaire électronique des sites Web (formulaire en ligne) ou via les boîtes de courriel des employés. 

Si vous êtes un fournisseur actuel ou potentiel, nous recueillons des données de base sur les personnes avec qui nous communiquons, telles que leurs noms, titres et coordonnées. 

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Si vous déposez votre candidature pour un emploi chez DOMAINE 4B, nous recueillerons les données que vous nous fournissez comme votre curriculum vitae et le contenu des courriels reçus si applicable. 

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DOMAINE 4B informera les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.

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DOMAINE 4B applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

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Consentement :

• De façon générale, DOMAINE 4B collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

 

• DOMAINE 4B s’engage également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, DOMAINE 4B peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où DOMAINE 4B peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

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Collecte :

• Dans tous les cas, DOMAINE 4B ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

 

• Veuillez noter que les services de DOMAINE 4B ne s’adressent jamais à des personnes mineures (moins de 14 ans)

 

• Collecte auprès de tiers. DOMAINE 4B peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers (ex : dossier de crédit, banque, preuve de revenus, et autres) À moins d’une exception prévue par la loi, DOMAINE 4B demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à DOMAINE 4B.

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Dans certaines situations, DOMAINE 4B peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers (ex : Corpiq), sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

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Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services, ou pour autrement faire affaire avec DOMAINE 4B. Lorsque requis, DOMAINE 4B recueillera le consentement de la personne au moment opportun.

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Détention et utilisation :

• DOMAINE 4B veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

• DOMAINE 4B ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que DOMAINE 4B veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, DOMAINE 4B peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. :

  • lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;

  • lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;

  • lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

• Accès limité. DOMAINE 4B doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. DOMAINE 4B demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

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Communication à des tiers dans le cadre des affaires :

• Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, DOMAINE 4B obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, DOMAINE 4B devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.

• Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants:

  • DOMAINE 4B peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.

• Des renseignements personnels pourront être transmis à ses partenaires ou fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Dans ces cas, l’utilisation de ces renseignements doit être faite que dans le cadre de l’exécution du service. 

• Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, DOMAINE 4B pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.

• Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels détenus par DOMAINE 4B soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque DOMAINE 4B a recours à des fournisseurs de services où les bureaux se situent hors Québec ou lorsque DOMAINE 4B fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province. 

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Témoins de connexion (cookies) et sites Web 

• Utilisation de témoins de connexion
  Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site Web par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

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Les sites Web contrôlés par DOMAINE 4B utilisent des témoins de connexion notamment :

• Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.

• À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site Web.

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Les sites Web contrôlé par DOMAINE 4B utilise les types de témoins suivants :

• Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite des sites Web seulement.

• Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite des sites.

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4. Conservation et destruction des renseignements personnels

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DOMAINE 4B recueille des renseignements personnels via un formulaire avec un service technologique qui dispose d’une cache dans un formulaire Web et DOMAINE 4B doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés). (https doit être activé)

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Sauf si une durée minimale de conservation est requise par des règlements ou une réglementation applicable, DOMAINE 4B ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Selon la nature des activités d’affaires, les renseignements personnels utilisés par DOMAINE 4B peuvent être conservés pour des durées de quelques mois pour des CV reçus, plus de 10 années pour les dossiers clients inactifs ou les cas d’employés ayant quitté l’entreprise. 

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À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, DOMAINE 4B s’assurera :

1. de les détruire; ou

2. de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

 

La destruction de renseignements par DOMAINE 4B doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements. La politique de sécurité interne définit les mécanismes de destruction sécuritaire. 

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La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par DOMAINE 4B concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de DOMAINE 4B (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.

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5. Responsabilité de Domaine 4B

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De manière générale, DOMAINE 4B est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient peu importe si les supports informatiques sont sous sa responsabilité directe ou via un fournisseur infonuagique.

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Le responsable de la protection des renseignements personnels de DOMAINE 4B est une personne en autorité. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le directeur commercial de DOMAINE 4B assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

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Les membres du personnel de DOMAINE 4B ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

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Les rôles et les responsabilités des employés de DOMAINE 4B à l’égard des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de DOMAINE 4B à cet égard, le cas échéant.

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6. Sécurité des données

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DOMAINE 4B s’engage à définir, mettre en place et appliquer une politique de sécurité interne et des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’il gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. 

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Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, DOMAINE 4B doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

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7. Droits d'accès, de rectification et de retrait de consentement

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Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de DOMAINE 4B, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

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Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par DOMAINE 4B et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

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Le responsable de la protection des renseignements personnels de DOMAINE 4B doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

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Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

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Elles peuvent également demander à DOMAINE 4B quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez DOMAINE 4B qui y ont accès et leur durée de conservation.

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8. Processus de traitement des plaintes

 

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par DOMAINE 4B, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de DOMAINE 4B, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

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L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par DOMAINE 4B. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

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Traitement

DOMAINE 4B s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle. Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de DOMAINE 4B pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. 

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Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par DOMAINE 4B est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

DOMAINE 4B doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

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9. Approbation

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La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de DOMAINE 4B, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

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Responsable de la protection des renseignements personnels pour DOMAINE 4B

M . Olivier Plamondon-Lemieux

Directeur financier, Associé
738, Av. du Brabant, Québec  G1X 3H1
Courriel : opl@l2construction.ca

 

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.

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10. Publication et modifications

 

La présente politique est publiée sur le site Web de DOMAINE 4B, ainsi que sur tous les sites Internet contrôlés et maintenus par DOMAINE 4B, auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

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Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette Politique à tout moment. La plus récente version de la Politique peut être consultée en visitant notre site Web. Votre utilisation de notre site Web peut également être soumise à des conditions supplémentaires décrites dans les Conditions d’utilisation et ailleurs sur le site Web.

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*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture. 

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Dernière mise à jour: 17 juillet 2025